Ausgangssituation
Uwe Ortlepp Immobilienfinanzierung ist in einer stark beratungsintensiven Branche tätig, in der persönliche Expertise und Vertrauen eine zentrale Rolle spielen. Ein Großteil der täglichen Arbeitszeit entfällt auf individuelle Kundengespräche. Gleichzeitig gehen telefonische Anfragen zu jeder Tageszeit ein – häufig genau dann, wenn persönliche Beratungsgespräche stattfinden oder das Backoffice nicht besetzt ist.
Obwohl bereits die moderne Online-Terminbuchung Timum integriert war, bevorzugten viele Interessenten weiterhin den telefonischen Erstkontakt. Nicht angenommene Anrufe führten dadurch zu unnötigen Wartezeiten, Medienbrüchen oder verpassten Kontaktchancen.
Die Lösung
Gemeinsam mit Uwe Ortlepp wurde eine maßgeschneiderte Voicebot-Lösung entwickelt, die telefonische Anfragen strukturiert entgegennimmt, Interessenten gezielt durch vordefinierte Prozesse führt und Termine automatisiert bucht.
Der Voicebot ist vollständig in die bestehende Terminbuchungssoftware Timum integriert. Dadurch werden alle Termine im CRM onOffice – unabhängig davon, ob sie online oder telefonisch gebucht werden – zentral verwaltet. Doppelbuchungen werden zuverlässig ausgeschlossen. Der Sprachassistent informiert den Inhaber automatisiert über Gesprächsinhalte, Terminbuchungen und Kundenanliegen und sorgt so für maximale Transparenz und Prozesssicherheit.
Systemintegration
Besondere Merkmale
- Zentrale Terminbuchung über alle Kanäle hinweg
Online und telefonisch in einem System – nahtlose Integration ohne Medienbrüche
- Automatische Vermeidung von Doppelbuchungen
Intelligente Synchronisation zwischen allen Buchungskanälen
- Individuell steuerbare Aktivzeiten des Voicebots
Flexibel anpassbar je nach Geschäftszeiten und Verfügbarkeit
- Skalierbar und zukunftssicher
Vorbereitet für weitere Automatisierungsprozesse und wachsende Anforderungen
- DSGVO-konforme Umsetzung mit höchsten Sicherheitsstandards
BSI C5 zertifiziert und in georedundanten Rechenzentren betrieben
Zielsetzung
- Sicherstellung einer durchgängigen telefonischen Erreichbarkeit (24/7)
- Automatisierte und barrierefreie Terminbuchung für Interessenten
- Nahtlose Integration in bestehende Systeme (Timum & onOffice)
- Spürbare Entlastung des Backoffice bei gleichbleibend hoher Servicequalität
"Mit der Zöllner Büro- & IT Systeme GmbH haben wir einen kompetenten Entwicklungspartner für die Voicebot-Programmierung gefunden. Die Lösung wurde exakt nach unseren Anforderungen umgesetzt und nahtlos in unsere bestehende Telefon- und Systemlandschaft integriert. Der gesamte Projektverlauf war professionell, strukturiert und zuverlässig."
Mehrwert für Uwe Ortlepp
Permanente Erreichbarkeit
Auch außerhalb der Geschäftszeiten oder bei nicht besetztem Backoffice werden Anrufe professionell entgegengenommen, Anliegen erfasst und Termine gebucht.
Entlastung & Effizienzsteigerung
Routineanfragen und Terminabstimmungen laufen automatisiert ab – mehr Zeit für persönliche Beratung und komplexe Finanzierungsfälle.
Maximale Flexibilität
Der Wechsel zwischen persönlicher Anrufannahme und Voicebot-Betrieb ist jederzeit möglich – situationsabhängig und per Knopfdruck.
Höchste Sicherheit
Die Lösung erfüllt sämtliche Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen und wird in zertifizierten, georedundanten Rechenzentren betrieben.
Über Zöllner Büro- IT-Systeme GmbH
NFON-Entwicklungspartner
Seit mehr als 45 Jahren steht Zöllner für skalierbare IT- und Telekommunikationslösungen und ist als Entwicklungspartner der NFON AG führend im Bereich KI-Voicebots.